As ajudas de custo são importâncias atribuídas pela entidade patronal, com vista a cobrir, no todo ou em parte, as despesas dos colaboradores, em serviços pontuais efetuados em representação da empresa. Podem aplicar-se a deslocações, refeições, dormidas ou estadias completas. Podem ser tributados na esfera do colaborador, ou não, e pode haver lugar a tributação autónoma por parte das empresas.

Os valores de referência para as ajudas de custo são atualizados anualmente por Portaria, mas têm-se mantido estáveis nos últimos anos. À data do presente artigo, os valores em vigor em 2021, continuam a aplicar-se em 2022.

Valor das ajudas de custo em 2022

Os valores de referência para as ajudas de custo decorrem de legislação aplicável ao setor público. Na verdade, não há obrigatoriedade de pagamento de ajudas de custo no setor privado, ou qualquer legislação específica que regule os valores a pagar pelas empresas privadas.

Ainda assim, estes valores são pagos no setor público e privado, regendo-se ambos pela legislação destinada ao setor público, o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, e as suas sucessivas revisões, a última das quais pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.

Os valores de referência estipulados constituem também o limite máximo de valores isentos de impostos para o colaborador. Apresentamos em seguida os valores aplicáveis a cada uma delas:

Subsídio de transporte 

No subsídio de transporte, os parâmetros a ter em conta podem ser o número de kms percorridos, o veículo utilizado e, quando usado o aluguer, o número de colaboradores que o utilizam.

Estes são os valores de referência e também os valores isentos de impostos. Acima destes patamares, os valores estão sujeitos a IRS e Segurança Social:

Subsídio de alimentação

O subsídio de alimentação é tributado cima de € 4,77 (quando pago em dinheiro) e de € 7,63 (quando pago em vale-refeição ou cartão):

O subsídio de alimentação costuma levantar algumas questões.

Na verdade, estes são os valores aplicáveis ao setor público. No entanto, embora não estejam obrigadas, as empresas privadas pagam normalmente subsídio de refeição, ou por sua iniciativa, ou porque a regulamentação coletiva dos diversos setores o determina. E o valor pago varia, sendo certo que até aos valores acima indicados, não há lugar ao pagamento de impostos.

Outra questão que traz dúvidas é o pagamento simultâneo de ajudas de custo e subsídio de almoço. Na verdade, numa deslocação com ajudas de custo, deve ser suprimido o subsídio de almoço. Parece lógico. Até porque o provável é que, sendo ambas as ajudas declaradas, não sejam aceites fiscalmente, por duplicação.

No caso de trabalhadores administrativos não abrangidos por regulamentação coletiva específica, a Portaria n.º 292/2021, de 13 de dezembro, veio atualizar o subsídio de refeição destes trabalhadores de € 5,00 para € 5,20, com efeitos a partir de 1 de outubro de 2021.

Valor da diária em Portugal e no estrangeiro

Estes são os valores aplicáveis a estadias em Portugal (incluindo regiões autónomas) e no estrangeiro, os quais variam com o cargo ocupado:

Limites à isenção de IRS nas ajudas de custo em 2022

As ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas de IRS. A parte da ajuda de custo, de qualquer uma das que foram apresentadas, que ultrapasse aquele teto, está sujeito não só a IRS, mas também a Segurança Social.

Por exemplo, num subsídio de almoço de € 9,00 pago em dinheiro, há lugar ao pagamento de IRS e TSU, sobre € 9,00 – € 4,77, ou seja, sobre € 4,23.

Quando há lugar a tributação autónoma para as empresas?

Nos termos do disposto no n.º 9 do art.º 88.º do CIRC, são tributados autonomamente, à taxa de 5 %, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Ou seja, se tais ajudas de custo não forem faturadas aos clientes, a empresa está sujeita a tributação autónoma (5%) na “parte em que o trabalhador não paga IRS”.

Se um trabalhador visita um cliente fora da sua região, e a ajuda de custo de referência é de € 50,20 (isenta de IRS), mas a empresa paga € 60, sem faturar ao cliente:

• será tributada em 5% sobre os € 50,20 (sobre o valor isento para o colaborador);
• o trabalhador paga IRS sobre o valor que excede o teto de isenção (€ 60,00 – € 50,20).

Deste modo, todo o valor é tributado, ainda que de formas diferentes.

Num outro exemplo, se a empresa pagar apenas os € 50,20, não há tributação para o colaborador. No entanto, se este valor não for faturado ao cliente, a empresa pagará igualmente 5% sobre os € 50,20.

Acresce que, quando a ajuda de custo é faturada ao cliente, deve vir expressamente mencionada como tal (ou que conste de documentos anexos à faturação).

Em resumo, a empresa está sujeita a tributação autónoma à taxa de 5% sobre os encargos suportados referentes a ajudas de custo e quilómetros:

• quando não faturar esses montantes aos clientes (no todo ou na parte em que não os fatura);
• sobre a parcela da ajuda de custo em que não há lugar a tributação de IRS na esfera do trabalhador.

As ajudas de custo são consideradas custo fiscal para as empresas?

Nos termos da alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º – A do CIRC, não são dedutíveis para efeitos fiscais, as ajudas de custo e os encargos com a deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa de controlo das deslocações. Exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Ainda nos termos do mesmo artigo, os mapas justificativos (de controlo) devem conter:

• os locais;
• tempo de permanência;
• objetivo; e
• no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos

Ou seja, daqui se deduz que (sempre para a parte sobre a qual o trabalhador não paga IRS):

• mesmo que a empresa não fature aos clientes estes encargos, desde que tenha um mapa de suporte, justificativo desses encargos, estes são considerados dedutíveis para efeitos fiscais;
• sempre que estas ajudas de custo sejam faturadas ao cliente (mesmo sem mapas de controlo), a empresa não está sujeita a tributação autónoma e a despesa é considerada custo fiscalmente aceite.

As ajudas de custo devem constar do recibo de vencimentos? E da declaração anual de rendimentos, para efeitos de IRS?

 As ajudas de custo não são rendimento de trabalho dependente até aos valores de referência (limites legais apresentados nas tabelas acima). Os valores que excedam esses limites legais, são tributados em sede de IRS como rendimentos da categoria A.

Esses valores devem constar dos recibos de remuneração. É até conveniente, em nome da transparência. O que deve acautelar-se, sim, é que se faça a clara distinção, em cada mês em que haja esse tipo de encargos, dos montantes sujeitos a retenção na fonte de IRS (o valor que excede o limite legal) e os montantes não sujeitos a retenção na fonte (até ao limite legal).

A sub-alínea i) da alínea c) do n.º 1 do art.º 119.º do CIRS estabelece ainda, no que se refere à comunicação de remunerações à AT (Declaração Mensal de Remunerações, DMR), que:

• o modelo a entregar deve conter os rendimentos e respetivas retenções de imposto, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como as quotizações sindicais;
• o modelo deve ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte àquele em que são disponibilizados os rendimentos, caso se trate de rendimentos da categoria A, ainda que isentos ou não sujeitos a tributação.

O mesmo se aplica à declaração anual emitida pela entidade patronal e entregue ao seu colaborador, para efeitos de IRS. Deve indicar os rendimentos e a sua sujeição, ou não, a IRS.

Fonte: economias.pt