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O registo de uma nova empresa na Segurança Social é obrigatório: procedimentos

A inscrição da empresa na Segurança Social (SS) é obrigatória e gratuita.

É feita oficiosamente, por transmissão de dados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) à Segurança Social, na data da:

  • Participação de início do exercício de atividade;
  • Constituição nos casos de regime especial de constituição imediata de sociedades e associações, constituição online de sociedades ou criação imediata de representações permanentes de entidades estrangeiras;
  • Comunicação pelos serviços de registo das entidades empregadoras inscritas no regime comercial e que constem no ficheiro central de pessoas coletivas, no caso de entidades não sujeitas a registo comercial obrigatório;
  • Com a admissão do primeiro trabalhador, no caso das pessoas singulares que beneficiam da
    atividade profissional de terceiros, prestada em regime de contrato de trabalho;
  • Com base em ações de inspeção ou de fiscalização (no caso de entidades irregularmente
    constituídas que tenham trabalhadores ao seu serviço).

Documentos necessários para o registo

Para registar a empresa na Segurança Social precisa de alguns documentos, nomeadamente:

  • Certidão de registo comercial comprovativa da nomeação dos membros dos órgãos estatutários;
  • Cópia do pacto social ou da ata da assembleia geral em que constem os elementos necessários à comprovação da exclusão do enquadramento no regime dos membros dos órgãos estatutários, nomeadamente, do exercício não remunerado da gerência dos administradores de pessoas coletivas sem fim lucrativo;
  • Fotocópia do cartão de contribuinte fiscal (NIF) dos membros dos órgãos estatutários da sociedade;
  • Número de Identificação da Segurança Social (NISS);
  • Documento comprovativo das alterações a efetuar (por exemplo: para mudar a morada tem de apresentar um documento comprovativo da atual morada – fatura do gás, água, luz, telefone etc.).

Quais as obrigações das empresas?
As empresas estão sujeitas a algumas obrigações, como:

  • Comunicar a alteração de elementos de identificação da empresa – admissão de novos trabalhadores e cessação e suspensão do contrato de trabalho;
  • Entregar uma declaração aos trabalhadores;
  • Entregar a declaração de remunerações;
  • Pagar as contribuições.

Assim, têm a obrigação de comunicar qualquer alteração de identificação da empresa, bem como os elementos dos membros dos órgãos estatuários.

A admissão de novos trabalhadores deve ser feita nas 24 horas anteriores ao início do contrato de trabalho ou, se não possível, durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, por razões excecionais (fundamentadas) a comunicação não possa ser feita naquele prazo.

Também a cessação e suspensão do contrato de trabalho tem de ser comunicada pela entidade empregadora à Segurança Social Direta, até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência.

Ainda aquando a admissão, a empresa deve entregar aos trabalhadores uma declaração ou cópia da comunicação de declaração de admissão.

Entre o dia 1 e 10 do mês seguinte àquele a que as remunerações digam respeito, a empresa tem de entregar a Declaração de Remunerações, através da Segurança Social Direta.

A entidade empregadora é ainda responsável pelo pagamento das contribuições e das quotizações dos trabalhadores ao seu serviço. Este é feito entre o dia 10 e 20 do mês seguinte àquele a que dizem respeito as contribuições.

Fonte: hrportugal.sapo.pt